5 PRINSIP KERJA EFEKTIF

5 PRINSIP KERJA EFEKTIF

Agar proses manajemen menjadi efektif maka dibutuhkan seperangkat prinsip kerja efektif. Dalam hal ini, ada 5 prinsip kerja efektif. Kelima prinsip tersebut dibagi lagi sehingga lebih jelas dan praktis. Apa sajakah 5 prinsip dimaksud? Simaklah paparan berikut ini:

1. Rencana

Rencana itu ada hanya ketika ditulis. Kalau Anda tidak menuliskannya: Anda mungkin mempunyai impian atau visi atau bahkan mimpi buruk. Anda tidak mempunyai rencana kecuali ditulis. Seperti kata Napoleon,  “Tidak ada yang sukses dalam perang kecuali sebagai konsekuensi dari rencana yang disiapkan dengan baik.”

Merencanakan sesuatu dengan tepat berarti Anda harus mengetahui:

·         Pekerjaan apa yg akan Anda diselesaikan?

·         Bagaimana melaksanakannya?

·         Kapan selesainya?

·         Di mana selesainya ?

·         Berapakah kecepatan melaksanakannya?

Rencanakan Pekerjaan dengan tepat! Dengan perencanaan yang tepat, puncak keberhasilan baru separuh dicapai. Perencanaan itu sukses hanya dengan pelaksanaan yang profesional.

2.   Jadwal

Pekerjaan harus dijadwalkan! Jadwal yg efektif harus:

·         Pasti.

·         Selaras dengan jadwal-jadwal lainnya.

·         Sulit mencapai, namun mungkin tercapai.

·         Peganglah dengan teguh.

Penjadwalan yang baik akan mengefektifkan energi Anda. Jangan biarkan energi Anda terbuang percuma hanya karena penjadwalan yang buruk.

3. Pelaksanaan

Letnan Jenderal James F. Hollingsworth mengatakan, “Orang bodoh mana pun bisa menulis sebuah rencana. Pelaksanaanyalah yang membuat Anda kewalahan.”

Setelah rencana yang tepat disiapkan, laksanakanlah rencana tersebut dengan:

·         Terampil

·         Teliti

·         Cepat

·         Tanpa usaha yang tak perlu

·         Tanpa penundaan yang tak perlu

Laksanakanlah rencana dengan tanpa memisahkannya dari pelaksanaan. Dengan kata lain, para perencana itu harus mengomandani pelaksanaan dan para komandan itu harus turut serta merencanakan.

4. Pengukuran

Perkerjaan yang telah Anda laksanakan haruslah diukur:

·         Berdasarkan potensi Anda

·         Berdasarkan progress report Anda yang telah lalu

·         Berdasarkan progress report orang lain yang telah lalu

·         Berdasarkan kuantitas

·         Berdasarkan kualitas

Buatlah rekam jejak perjalanan pelaksanaan perkerjaan Anda. Nantinya akan berguna untuk melaksanakan pekerjaan-perkerjaan lainnya sebagai referensi.

5. Kontraprestasi

Apabila pekerjaan Anda telah selesai dengan efektif, Anda selayaknya mendapat balas jasa berupa:

·         Syarat kerja yang baik

·         Kesehatan yang baik

·         Kebahagiaan

·         Pengembangan diri

·         Uang

Menerapkan Pedoman , Prosedur, dan Aturan kerja

1.  Pedoman kerja yang efisien

•    Bekerja berdasarkan/sesuai rencana

•    Menyusun rangkaian pekerjaan menurut urutan yang tepat

•    Biasakanlah memulai & menyelesaikan pekerjaan  dengan  segera

•       Bila mungkin kerjakan pekerjaan beberapa sekaligus

•    Menyusun sistem kerja yang otomatis.

•    Menyimpan benda/alat-alat yang mudah diambil

•    Biasakan mengambil keputusan segera

•    Buat catatan untuk membantu ingatan

•    Biasakan melimpahkan tugas dan wewenang kepada bawahan.

Syarat-syarat Personal

a. Prasyarat pengetahuan

Syarat pengetahuan mencakup pengetahuan yang mendasari sesuatu profesi tertentu. Syarat pengetahuan pada saat ini masih diukur dengan tingkat pendidikan seseorang dengan menunjukkan apa yang disebut STTB atau ijazah.

b. Prasyarat Ketrampilan

Syarat Ketrampilan berarti tuntutan untuk dapat melakukan sesuatu dengan cermat dan berhasil.

c. Prasyaratan Kepribadian

Ciri-ciri itu dapat dikenali dari hal-hal berikut :

1.      Sikap badan ketika duduk, berjalan, dan berbicara

2.      Sifat bersih dan rapi

3.      Sikap luwes dan berbusana serasi

4.      Sifat yang bertalian dengan kesehatan diri

5.      Sifat yang berkaitan dengan kemampuan dan ketrampilan kerja.

6.      Sifat kerohanian

Pengertian SOP

1.      Suatu standar/pedoman tertulis yang dipergunakan untuk mendorong  dan menggerakkan suatu kelompok untuk mencapai tujuan organisasi.

2.      SOP merupakan tatacara atau tahapan yang dibakukan dan yang harus dilalui untuk menyelesaikan suatu proses kerja tertentu.

 Tujuan SOP

1.      Agar petugas/pegawai menjaga konsistensi dan tingkat kinerja petugas/pegawai atau tim dalam organisasi atau unit kerja.

2.      Agar mengetahui dengan jelas peran dan fungsi tiap-tiap posisi dalam organisasi

3.      Memperjelas alur tugas, wewenang dan tanggung jawab dari petugas/pegawai terkait.

4.      Melindungi organisasi/unit kerja dan petugas/pegawai dari malpraktek atau kesalahan administrasi lainnya.

5.      Untuk menghindari kegagalan/kesalahan, keraguan, duplikasi dan inefisiensi

Fungsi :

1.      Memperlancar tugas petugas/pegawai atau tim/unit kerja.

2.      Sebagai dasar hukum bila terjadi penyimpangan.

3.      Mengetahui dengan jelas hambatan-hambatannya dan mudah dilacak.

4.      Mengarahkan petugas/pegawai untuk sama-sama disiplin dalam bekerja.

5.      Sebagai pedoman dalam melaksanakan pekerjaan rutin.

Kapan SOP diperlukan

1.      SOP harus sudah ada sebelum suatu pekerjaan dilakukan

2.      SOP digunakan untuk menilai apakah pekerjaan tersebut sudah dilakukan dengan baik atau tidak

3.      Uji SOP sebelum dijalankan, lakukan revisi jika ada perubahan langkah kerja yang dapat mempengaruhi lingkungan kerja.

 Keuntungan adanya SOP

1.      SOP yang baik akan menjadi pedoman bagi pelaksana, menjadi alat komunikasi dan pengawasan dan menjadikan pekerjaan diselesaikan secara konsisten

2.      Para pegawai akan lebih memiliki percaya diri dalam bekerja dan tahu apa yang harus dicapai dalam setiap pekerjaan

3.      SOP juga bisa dipergunakan sebagai salah satu alat trainning dan bisa digunakan untuk mengukur kinerja pegawai.

Dalam menjalankan operasional perusahaan , peran pegawai memiliki kedudukan dan fungsi yang sangat signifikan. Oleh karena itu diperlukan standar-standar operasi prosedur sebagai acuan kerja secara sungguh-sungguh untuk menjadi sumber daya manusia yang profesional, handal sehingga dapat mewujudkan visi dan misi perusahaan

Mengelola Informasi

1. Pengertian Informasi

·        Menurut Gordon B. Davis dalam bukunya Management Information System : conceptual fundations, structures, and development menyebut informasi sebagai data yang telah diolah menjadi bentuk yang berguna bagi penerimanya dan nyata, berupa nilai yang dapat dipahami di dalam keputusan sekarang maupun masa depan.

·     Menurut Barry E Cushing dalam buku Accounting Information System and Bussines Organization dikatakan bahwa informasi merupakan sesuatu yang menunjukkan hasil pengolahan datayang diorganisasi dan berguna kepada orang yang menerima.

·     Practise mengungkapnan informasi sebagai kenyataan atau bentuk-bentuk yang berguna yang dapat digunakan untuk pengambilan keputusan.

·     Menurut Robert N Anthony dan John dearden menyebutkan informasi sebagai suatu kenyataan, data, item yang menambah pengetahuan bagi penggunannya.

Dari keempat pengertian tersebut di atas dapat disimpulkan bahwa informasi merupakan hasil pengolahan data menjadi bentuk yang lebih berguna bagi yang menerimanya yang menggambarkan suatu kejadian-kejadian nyata dan dapat digunakan sebagai alat bantu untuk pengambilan suatu keputusan.

2. Syarat – Syarat informasi

Adapun syarat-syarat tentang informasiyang baik adalah mempunyai syarat :

1.   Ketersediaan (availability), informasi tersebut harus dapat diperoleh bagiorang yang hendak memanfaatkannya

2.   Mudah dipakai (comprehensibility), informasi tersebut harus dapat dipakaioleh pembuat keputusan

3.   Relevan, dalam konteks organisasi informasi yang diperlukan adalah yangrelevan dengan permaslahan, misi dan tujuan organisasi

4.   Bermanfaat, konsekuensi dari syarat relevan adalah bahwa informasi tersebutharus bermanfaat

5.   Tepat waktu, informasi harus ada pada situasi yang diperlukan atau tepatwaktu

6.   Keandalan (reliability), informasi harus didapat dari sumber yang dapatdiandalkan kebenarannya

7.   Akurat, syarat ini mengharuskan bahwa informasi bersih dari kesalahan dankekeliruan

8.   Konsisten, informasi tidak boleh mengandung kontradiksi di dalampenyajiannya karena konsisten merupakan syarat penting bagi dasarpengambilan keputusan

Pemimpin merupakan seorang manajer yang membawahi sebuah lembagapendidikan atau organisasi. Seorang pakar Edwin Ghiselli mengemukakantentang sifat-sifat tertentu untuk kepemimpinan efektif, sebagai berikut:

1.   Kemampuan dalam kedudukannya sebagai pengawas atau pelaksana fungsifungsidasar manajemen, terutama pengarahan dan pengawasan pekerjaanorang lain

2.   Kebutuhan akan prestasi dalam pekerjaan mencakup pencarian tanggungjawab dan keinginan sukses

3.   Kecerdasan, mencakup kebijakan, pemikiran kreatif dan daya pikir

4.   Ketegasan (decisiveness), atau kemampuan untuk membuat keputusankeputusandan memecahkan masalah-masalah dengan cakap dan tepat

5.   Kepercayaan diri, atau pandangan terhadap dirinya sebagai kemampuan untukmenghadapi masalah

6.   Inisiatif, atau kemampuan untuk bertindak tidak tergantung, mengembangkanserangkaian kegiatan dan menemukan cara-cara baru atau inovasi.

Untuk mendapatkan kepemimpinan yang efektif setidaknya seorangpemimpin harus dapat berusaha untuk memenuhi sifat-sifat seperti yang tersebutdi atas. Oleh sebab itu, untuk mendukung hal tersebut seorang pemimpin harusmendapatkan informasi yang valid dan akurat.Seorang pemimpin harus mempunyai kemampuan dalam memimpin danuntuk mempengaruhi seseorang sebagai salah satu cara pengawasan dalam sebuahorganisasi atau lembaga pendiikan. Hal tersebut dapat didukung dengan adanyaintelegensi yang tinggi mencakup kecerdasan, yang dimiliki seorang pemimpin.Kepemimpinan sendiri merupakan suatu tugas yang besar karena dituntut untukmembawahi orang-orang yang berbeda karakter dan pendapatnya. Selainintelegensi, proses kepemimpinan harus ada ketegasan dan seorang pemimpinuntuk proses pengambilan sebuah keputusan. Ketegasan tersebut akan ada, jikakepercayaan dari yang dimiliki serang pemimpin saangat tinggi karena denganadanya kepercayaan tersebut seorang pemimpin akan rasional dan bijaksanadalam menjalankan kepemimpinan sebagai suatu proses dalam suatu lembaga.

3. Peranan Informasi dalam Kualitas Produk dan Jasa

Kualitas didefinisikan dalam banyak cara. Menurut James Martin, konsultan computer terkenal, mendeskripkan kualitas perangkat lunak sebagai tepat waktu, sesuai anggaran dan memenuhi kebutuhan pemakai. Definisi kualitas yang paling sederhana adalah “kesesuaian dengan spesifikasi pelanggan”, bukan jumlah kriteria yang ditetapkan perusahaan.

a.  Dimensi Kualitas produk

1)  Kinerja

2)  Features

3)  Keandalan

4)  Kesesuaian

5)  Daya Tahan

6)  Kemudahan perbaikan

7)  Keindahan

8)  Persepsi terhadap kualitas

 b.  Dimensi Kualitas Jasa

1)  Berwujud

2)  Keandalan

3)  Responsif

4)  Kepastian

5)  Empaty