SIFAT UTAMA YANG HARUS DIMILIKI SEORANG SUPERVISOR

Seorang Supervisor seharusnya memahami peran, posisi dan tanggungjawabnya. Ia mempunyai posisi operasional yang unik. Sebagai ujung tombak yang memimpin pelaksanaan pekerjaan, disamping harus menjalankan kepemimpinan dan manajemen secara profesional.

Peran utama supervisor ialah :

1.   Menjalankan perintah/ kebijakan atasan.

2.   Memberi informasi keatasan Tanggung jawab utama ialah mencapai target QCDSME (Quality, Cost, Delivery, Safety, Morale, Environtment), yaitu Q-Kualitas, C-Biaya, D-Waktu, S-Keselamatan kerja, M-Semangat motivasi tim, dan E-Lingkungan.

Profesional berarti punya KSA, K = Knowledge atau pengetahuan yang mendukung pekerjaan S = Skill atau keterampilan teknis yang mewujudkan sasaran A = Attributes atau sikap perilaku mental positif

Supervisor sebagai fungsi manajemen meliputi: Perencanaan (Planning), Pengorganisasian (Organizing), Penggerakan Pelaksanaan (Actuating) dan Pengawasan/Pengendalian (Controlling).

P-O-A-C

1.    Perencanaan

Perencanaan seyogyanya melibatkan seluruh bawahan, duduk bersama guna merumuskan permasalahan yang dihadapi, menetapkan tujuan dan sasaran (komitmen) dan rencana pelaksanaan termasuk didalamnya adalah perencanaan penganggaran (konsensus). Konsensus yang telah ditetapkan harus dipublikasikan secara terbuka.

Dalam perencanaan ada beberapa faktor yang harus dipertimbangkan. Harus berpikiran SMART, yaitu Specific artinya perencanaan harus jelas maksud maupun ruang lingkupnya. Tidak terlalu melebar dan terlalu idealis. Measurable, artinya program kerja atau rencana harus dapat diukur tingkat keberhasilannya. Achievable artinya dapat dicapai. Jadi bukan anggan-angan semu. Realistic, artinya sesuai dengan kemampuan dan sumber daya yang ada. Tidak terlalu mudah dan tidak terlalu sulit. Tapi tetap ada tantangan. Time, artinya ada batas waktu yang jelas. Mingguan, bulanan, triwulan, semesteran atau tahunan. Sehingga mudah dinilai dan dievaluasi.

2.    Pengorganisasian

Peran kepemimpinan (leadership) seorang supervisor sangat penting dalam rangka menjalankan perencanaan jangka pendek, kalo manager atau diatasnya lebih ke jangka panjang.  Dalam fungsi Pengorganisasian, pemimpin (supervisor) menentukan siapa melakukan apa (who does what) sesuai dengan tujuan yang telah dirumuskan.

Agar tujuan tercapai maka dibutuhkan pengorganisasian. Dalam perusahaan biasanya diwujudkan dalam bentuk bagan organisasi. Yang kemudian dipecah menjadi berbagai jabatan. Pada setiap jabatan biasanya memiliki tugas, tanggung jawab, wewenang dan uraian jabatan (Job Description). Semakin tinggi suatu jabatan biasanya semakin tinggi tugas, tanggung jawab dan wewenangnya. Biasanya juga semakin besar penghasilannya. Dengan pembagian tugas tersebut maka pekerjaan menjadi ringan. Berat sama dipikul, ringan sama dijinjing. Disinilah salah satu prinsip dari manajemen. Yaitu membagi-bagi tugas sesuai dengan keahliannya masing-masing.

3.    Penggerakan Pelaksanaan

Melakukan koordinasi dan pengarahan terhadap seluruh bagian atau sektor yang terlibat dalam pencapaian target QCDSME. Perencanaan dan pengorganisasian yang baik kurang berarti bila tidak diikuti dengan pelaksanaan kerja. Untuk itu maka dibutuhkan kerja keras, kerja cerdas dan kerjasama. Semua sumber daya manusia yang ada harus dioptimalkan untuk mencapai visi, misi dan program kerja organisasi. Pelaksanaan kerja harus sejalan dengan rencana kerja yang telah disusun. Kecuali memang ada hal-hal khusus sehingga perlu dilakukan penyesuian. Setiap SDM harus bekerja sesuai dengan tugas, fungsi dan peran, keahlian dan kompetensi masing-masing SDM untuk mencapai visi, misi dan program kerja organisasi yang telah ditetapkan.

4.    Pengawasan/Pengendalian

merupakan proses untuk mengamati secara terus menerus (bekesinambungan) pelaksanaan rencana kerja yang sudah disusun dan mengadakan koreksi (perbaikan) terhadap penyimpangan yang terjadi. Untuk menjalankan fungsi ini diperlukan adanya standar kinerja yang jelas. Pengawasan dan pengendalian juga merupakan alat ukur apakah implementasi sesuai dengan rencana yang merupakan konsesus bersama yang telah ditetapkan sebelumnya.

Agar pekerjaan berjalan sesuai dengan visi, misi, aturan dan program kerja maka dibutuhkan pengontrolan. Baik dalam bentuk supervisi, pengawasan, inspeksi hingga audit. Kata-kata tersebut memang memiliki makna yang berbeda, tapi yang terpenting adalah bagaimana sejak dini dapat diketahui penyimpangan-penyimpangan yang terjadi. Baik dalam tahap perencanaan, pelaksanaan maupun pengorganisasian. Sehingga dengan hal tersebut dapat segera dilakukan koreksi, antisipasi dan penyesuaian-penyesuaian sesuai dengan situasi, kondisi dan perkembangan terbaru.

Kompetensi seorang Supervisor. Ia haruslah seorang pribadi yang :

1.      Memahami masalah teknis

2.      Mengetahui dan menerapkan fungsi manajemen (POAC)

3.      Memberi contoh yang baik (Role model)

4.      Terbuka/mau menerima masukan/pendapat/kritik bahkan reminder/teguran dari bawahan

5.      Dapat mendengarkan dengan baik

6.      Terorganisir

7.      Dapat dipercaya

8.      Dapat memimpin

9.      Tegas/ Assertife

10.  Bisa memutuskan dengan baik

11.  Bisa memberikan keputusan

Apakah semua yang disebutkan diatas sudah cukup? Belum.

Saya pikir ada 3 sifat utama lagi yang harus dimiliki seorang Supervisor.

Yang pertama, harus mampu memotivasi. Tidak dalam bentuk ceramah atau nasihat-nasihat belaka. Motivasi yang diperlukan adalah yang berbentuk nyata alias konkret. Ia seyogyanya mampu membuat program sederhana yang memotivasi atau sekedar memimpin diskusi dengan hangat; atau bersedia menjadi ‘rekan curhat’ permasalahan yang dialami bawahannya. Saya teringat bukunya Patrick Lencioni yang berjudul The Three Signs of a Miserable Job. Disana ada kisah tentang seorang pria bernama Brian Bailey yang membuat beberapa program sederhana namun berefek dahsyat bagi seluruh anak buahnya. Ia memimpin sebuah tim kecil dalam sebuah restoran hingga terbentuk iklim kerja yang luar biasa. Anda perlu membaca buku tersebut.

Sifat yang kedua adalah empati yang benar. Sebagai contoh bila ia mengetahui ada anak buahnya yang rajin tiba-tiba mlungker tidak memiliki semangat kerja maka ia akan memanggilnya kedalam ruangan dan menanyakan kenapa, bukan malah menegur atau memarahinya. Empati yang benar berarti memberikan jawaban atau kata-kata yang tepat untuk membangkitkan kembali gairah kerja. Jangan sampai ada anak buah yang mengeluh karena istrinya kabur dibawa lari seorang jutawan tampan, eh Anda malah mengatakan dengan santai : “Well, ambil sisi baiknya, saya yakin saat ini istrimu lebih bahagia. Sekarang saya mohon kembalilah bekerja dengan semangat”.

Terakhir, sifat ketiga yang harus dimiliki Supervisor masa kini adalah menginginkan segala sesuatunya berjalan lebih baik. Kata ‘lebih baik’ sengaja saya garis bawahi sebab disitulah poin utama dari sifat ini. Supervisor ‘jadul’ mayoritas beranggapan kalau dirinya sudah menjadi pengawas yang baik bila segala hal yang menjadi tanggungjawabnya berjalan lancar. Apapun hal itu : proses produksi, jadwal penyaluran, sistem keamanan, alur kerja operasional, dsb yang berjalan lancar dan baik biasanya menjadi standar untuk dipenuhi.

Memang benar kalau memastikan segalanya berjalan lancar dan baik adalah tugas dan kewajiban Anda, tapi di masa sekarang itu saja tidaklah cukup. Anda harus memiliki mindset ‘lebih’ dalam bekerja. Tekad dan performance yang Anda tampilkan haruslah bagaimana segala sesuatunya berjalan lebih baik, lebih lancar, lebih aman, lebih efektif, lebih efisien, lebih cepat, lebih teratur, lebih mudah, dan ‘lebih-lebih’ lainnya. Untuk membuat sesuatu memiliki nilai lebih tidaklah harus memerlukan biaya yang besar. Terkadang bahkan tidak memerlukan biaya. Barangkali hanya dengan mengubah kebiasaan atau pola kerja yang sudah ada. Sederhana? Ya. Mudah? Belum tentu. Berpikir untuk mengupayakan sebuah keadaan berubah menjadi lebih baik memang tidak mudah, tetapi segala kemudahan yang tersedia tidak akan membuat kondisi menjadi lebih baik kalau kita tidak pernah memulai untuk memikirkannya

5 PRINSIP KERJA EFEKTIF

5 PRINSIP KERJA EFEKTIF

Agar proses manajemen menjadi efektif maka dibutuhkan seperangkat prinsip kerja efektif. Dalam hal ini, ada 5 prinsip kerja efektif. Kelima prinsip tersebut dibagi lagi sehingga lebih jelas dan praktis. Apa sajakah 5 prinsip dimaksud? Simaklah paparan berikut ini:

1. Rencana

Rencana itu ada hanya ketika ditulis. Kalau Anda tidak menuliskannya: Anda mungkin mempunyai impian atau visi atau bahkan mimpi buruk. Anda tidak mempunyai rencana kecuali ditulis. Seperti kata Napoleon,  “Tidak ada yang sukses dalam perang kecuali sebagai konsekuensi dari rencana yang disiapkan dengan baik.”

Merencanakan sesuatu dengan tepat berarti Anda harus mengetahui:

·         Pekerjaan apa yg akan Anda diselesaikan?

·         Bagaimana melaksanakannya?

·         Kapan selesainya?

·         Di mana selesainya ?

·         Berapakah kecepatan melaksanakannya?

Rencanakan Pekerjaan dengan tepat! Dengan perencanaan yang tepat, puncak keberhasilan baru separuh dicapai. Perencanaan itu sukses hanya dengan pelaksanaan yang profesional.

2.   Jadwal

Pekerjaan harus dijadwalkan! Jadwal yg efektif harus:

·         Pasti.

·         Selaras dengan jadwal-jadwal lainnya.

·         Sulit mencapai, namun mungkin tercapai.

·         Peganglah dengan teguh.

Penjadwalan yang baik akan mengefektifkan energi Anda. Jangan biarkan energi Anda terbuang percuma hanya karena penjadwalan yang buruk.

3. Pelaksanaan

Letnan Jenderal James F. Hollingsworth mengatakan, “Orang bodoh mana pun bisa menulis sebuah rencana. Pelaksanaanyalah yang membuat Anda kewalahan.”

Setelah rencana yang tepat disiapkan, laksanakanlah rencana tersebut dengan:

·         Terampil

·         Teliti

·         Cepat

·         Tanpa usaha yang tak perlu

·         Tanpa penundaan yang tak perlu

Laksanakanlah rencana dengan tanpa memisahkannya dari pelaksanaan. Dengan kata lain, para perencana itu harus mengomandani pelaksanaan dan para komandan itu harus turut serta merencanakan.

4. Pengukuran

Perkerjaan yang telah Anda laksanakan haruslah diukur:

·         Berdasarkan potensi Anda

·         Berdasarkan progress report Anda yang telah lalu

·         Berdasarkan progress report orang lain yang telah lalu

·         Berdasarkan kuantitas

·         Berdasarkan kualitas

Buatlah rekam jejak perjalanan pelaksanaan perkerjaan Anda. Nantinya akan berguna untuk melaksanakan pekerjaan-perkerjaan lainnya sebagai referensi.

5. Kontraprestasi

Apabila pekerjaan Anda telah selesai dengan efektif, Anda selayaknya mendapat balas jasa berupa:

·         Syarat kerja yang baik

·         Kesehatan yang baik

·         Kebahagiaan

·         Pengembangan diri

·         Uang

Menerapkan Pedoman , Prosedur, dan Aturan kerja

1.  Pedoman kerja yang efisien

•    Bekerja berdasarkan/sesuai rencana

•    Menyusun rangkaian pekerjaan menurut urutan yang tepat

•    Biasakanlah memulai & menyelesaikan pekerjaan  dengan  segera

•       Bila mungkin kerjakan pekerjaan beberapa sekaligus

•    Menyusun sistem kerja yang otomatis.

•    Menyimpan benda/alat-alat yang mudah diambil

•    Biasakan mengambil keputusan segera

•    Buat catatan untuk membantu ingatan

•    Biasakan melimpahkan tugas dan wewenang kepada bawahan.

Syarat-syarat Personal

a. Prasyarat pengetahuan

Syarat pengetahuan mencakup pengetahuan yang mendasari sesuatu profesi tertentu. Syarat pengetahuan pada saat ini masih diukur dengan tingkat pendidikan seseorang dengan menunjukkan apa yang disebut STTB atau ijazah.

b. Prasyarat Ketrampilan

Syarat Ketrampilan berarti tuntutan untuk dapat melakukan sesuatu dengan cermat dan berhasil.

c. Prasyaratan Kepribadian

Ciri-ciri itu dapat dikenali dari hal-hal berikut :

1.      Sikap badan ketika duduk, berjalan, dan berbicara

2.      Sifat bersih dan rapi

3.      Sikap luwes dan berbusana serasi

4.      Sifat yang bertalian dengan kesehatan diri

5.      Sifat yang berkaitan dengan kemampuan dan ketrampilan kerja.

6.      Sifat kerohanian

Pengertian SOP

1.      Suatu standar/pedoman tertulis yang dipergunakan untuk mendorong  dan menggerakkan suatu kelompok untuk mencapai tujuan organisasi.

2.      SOP merupakan tatacara atau tahapan yang dibakukan dan yang harus dilalui untuk menyelesaikan suatu proses kerja tertentu.

 Tujuan SOP

1.      Agar petugas/pegawai menjaga konsistensi dan tingkat kinerja petugas/pegawai atau tim dalam organisasi atau unit kerja.

2.      Agar mengetahui dengan jelas peran dan fungsi tiap-tiap posisi dalam organisasi

3.      Memperjelas alur tugas, wewenang dan tanggung jawab dari petugas/pegawai terkait.

4.      Melindungi organisasi/unit kerja dan petugas/pegawai dari malpraktek atau kesalahan administrasi lainnya.

5.      Untuk menghindari kegagalan/kesalahan, keraguan, duplikasi dan inefisiensi

Fungsi :

1.      Memperlancar tugas petugas/pegawai atau tim/unit kerja.

2.      Sebagai dasar hukum bila terjadi penyimpangan.

3.      Mengetahui dengan jelas hambatan-hambatannya dan mudah dilacak.

4.      Mengarahkan petugas/pegawai untuk sama-sama disiplin dalam bekerja.

5.      Sebagai pedoman dalam melaksanakan pekerjaan rutin.

Kapan SOP diperlukan

1.      SOP harus sudah ada sebelum suatu pekerjaan dilakukan

2.      SOP digunakan untuk menilai apakah pekerjaan tersebut sudah dilakukan dengan baik atau tidak

3.      Uji SOP sebelum dijalankan, lakukan revisi jika ada perubahan langkah kerja yang dapat mempengaruhi lingkungan kerja.

 Keuntungan adanya SOP

1.      SOP yang baik akan menjadi pedoman bagi pelaksana, menjadi alat komunikasi dan pengawasan dan menjadikan pekerjaan diselesaikan secara konsisten

2.      Para pegawai akan lebih memiliki percaya diri dalam bekerja dan tahu apa yang harus dicapai dalam setiap pekerjaan

3.      SOP juga bisa dipergunakan sebagai salah satu alat trainning dan bisa digunakan untuk mengukur kinerja pegawai.

Dalam menjalankan operasional perusahaan , peran pegawai memiliki kedudukan dan fungsi yang sangat signifikan. Oleh karena itu diperlukan standar-standar operasi prosedur sebagai acuan kerja secara sungguh-sungguh untuk menjadi sumber daya manusia yang profesional, handal sehingga dapat mewujudkan visi dan misi perusahaan

Mengelola Informasi

1. Pengertian Informasi

·        Menurut Gordon B. Davis dalam bukunya Management Information System : conceptual fundations, structures, and development menyebut informasi sebagai data yang telah diolah menjadi bentuk yang berguna bagi penerimanya dan nyata, berupa nilai yang dapat dipahami di dalam keputusan sekarang maupun masa depan.

·     Menurut Barry E Cushing dalam buku Accounting Information System and Bussines Organization dikatakan bahwa informasi merupakan sesuatu yang menunjukkan hasil pengolahan datayang diorganisasi dan berguna kepada orang yang menerima.

·     Practise mengungkapnan informasi sebagai kenyataan atau bentuk-bentuk yang berguna yang dapat digunakan untuk pengambilan keputusan.

·     Menurut Robert N Anthony dan John dearden menyebutkan informasi sebagai suatu kenyataan, data, item yang menambah pengetahuan bagi penggunannya.

Dari keempat pengertian tersebut di atas dapat disimpulkan bahwa informasi merupakan hasil pengolahan data menjadi bentuk yang lebih berguna bagi yang menerimanya yang menggambarkan suatu kejadian-kejadian nyata dan dapat digunakan sebagai alat bantu untuk pengambilan suatu keputusan.

2. Syarat – Syarat informasi

Adapun syarat-syarat tentang informasiyang baik adalah mempunyai syarat :

1.   Ketersediaan (availability), informasi tersebut harus dapat diperoleh bagiorang yang hendak memanfaatkannya

2.   Mudah dipakai (comprehensibility), informasi tersebut harus dapat dipakaioleh pembuat keputusan

3.   Relevan, dalam konteks organisasi informasi yang diperlukan adalah yangrelevan dengan permaslahan, misi dan tujuan organisasi

4.   Bermanfaat, konsekuensi dari syarat relevan adalah bahwa informasi tersebutharus bermanfaat

5.   Tepat waktu, informasi harus ada pada situasi yang diperlukan atau tepatwaktu

6.   Keandalan (reliability), informasi harus didapat dari sumber yang dapatdiandalkan kebenarannya

7.   Akurat, syarat ini mengharuskan bahwa informasi bersih dari kesalahan dankekeliruan

8.   Konsisten, informasi tidak boleh mengandung kontradiksi di dalampenyajiannya karena konsisten merupakan syarat penting bagi dasarpengambilan keputusan

Pemimpin merupakan seorang manajer yang membawahi sebuah lembagapendidikan atau organisasi. Seorang pakar Edwin Ghiselli mengemukakantentang sifat-sifat tertentu untuk kepemimpinan efektif, sebagai berikut:

1.   Kemampuan dalam kedudukannya sebagai pengawas atau pelaksana fungsifungsidasar manajemen, terutama pengarahan dan pengawasan pekerjaanorang lain

2.   Kebutuhan akan prestasi dalam pekerjaan mencakup pencarian tanggungjawab dan keinginan sukses

3.   Kecerdasan, mencakup kebijakan, pemikiran kreatif dan daya pikir

4.   Ketegasan (decisiveness), atau kemampuan untuk membuat keputusankeputusandan memecahkan masalah-masalah dengan cakap dan tepat

5.   Kepercayaan diri, atau pandangan terhadap dirinya sebagai kemampuan untukmenghadapi masalah

6.   Inisiatif, atau kemampuan untuk bertindak tidak tergantung, mengembangkanserangkaian kegiatan dan menemukan cara-cara baru atau inovasi.

Untuk mendapatkan kepemimpinan yang efektif setidaknya seorangpemimpin harus dapat berusaha untuk memenuhi sifat-sifat seperti yang tersebutdi atas. Oleh sebab itu, untuk mendukung hal tersebut seorang pemimpin harusmendapatkan informasi yang valid dan akurat.Seorang pemimpin harus mempunyai kemampuan dalam memimpin danuntuk mempengaruhi seseorang sebagai salah satu cara pengawasan dalam sebuahorganisasi atau lembaga pendiikan. Hal tersebut dapat didukung dengan adanyaintelegensi yang tinggi mencakup kecerdasan, yang dimiliki seorang pemimpin.Kepemimpinan sendiri merupakan suatu tugas yang besar karena dituntut untukmembawahi orang-orang yang berbeda karakter dan pendapatnya. Selainintelegensi, proses kepemimpinan harus ada ketegasan dan seorang pemimpinuntuk proses pengambilan sebuah keputusan. Ketegasan tersebut akan ada, jikakepercayaan dari yang dimiliki serang pemimpin saangat tinggi karena denganadanya kepercayaan tersebut seorang pemimpin akan rasional dan bijaksanadalam menjalankan kepemimpinan sebagai suatu proses dalam suatu lembaga.

3. Peranan Informasi dalam Kualitas Produk dan Jasa

Kualitas didefinisikan dalam banyak cara. Menurut James Martin, konsultan computer terkenal, mendeskripkan kualitas perangkat lunak sebagai tepat waktu, sesuai anggaran dan memenuhi kebutuhan pemakai. Definisi kualitas yang paling sederhana adalah “kesesuaian dengan spesifikasi pelanggan”, bukan jumlah kriteria yang ditetapkan perusahaan.

a.  Dimensi Kualitas produk

1)  Kinerja

2)  Features

3)  Keandalan

4)  Kesesuaian

5)  Daya Tahan

6)  Kemudahan perbaikan

7)  Keindahan

8)  Persepsi terhadap kualitas

 b.  Dimensi Kualitas Jasa

1)  Berwujud

2)  Keandalan

3)  Responsif

4)  Kepastian

5)  Empaty