5 PRINSIP KERJA EFEKTIF
Agar proses manajemen menjadi efektif maka dibutuhkan seperangkat prinsip
kerja efektif. Dalam hal ini, ada 5 prinsip kerja efektif. Kelima
prinsip tersebut dibagi lagi sehingga lebih jelas dan praktis. Apa sajakah 5
prinsip dimaksud? Simaklah paparan berikut ini:
1. Rencana
Rencana itu ada hanya ketika ditulis.
Kalau Anda tidak menuliskannya: Anda mungkin mempunyai impian atau visi atau
bahkan mimpi buruk. Anda tidak mempunyai rencana kecuali ditulis. Seperti kata Napoleon, “Tidak
ada yang sukses dalam perang kecuali sebagai konsekuensi dari rencana yang
disiapkan dengan baik.”
Merencanakan sesuatu dengan tepat
berarti Anda harus mengetahui:
·
Pekerjaan
apa yg akan Anda diselesaikan?
·
Bagaimana
melaksanakannya?
·
Kapan
selesainya?
·
Di
mana selesainya ?
·
Berapakah
kecepatan melaksanakannya?
Rencanakan Pekerjaan dengan tepat!
Dengan perencanaan yang tepat, puncak keberhasilan baru
separuh dicapai. Perencanaan itu sukses hanya dengan pelaksanaan yang
profesional.
2. Jadwal
Pekerjaan harus dijadwalkan! Jadwal yg
efektif harus:
·
Pasti.
·
Selaras
dengan jadwal-jadwal lainnya.
·
Sulit
mencapai, namun mungkin tercapai.
·
Peganglah
dengan teguh.
Penjadwalan yang baik akan
mengefektifkan energi Anda. Jangan biarkan energi Anda terbuang percuma hanya
karena penjadwalan yang buruk.
3. Pelaksanaan
Letnan
Jenderal James F. Hollingsworth mengatakan, “Orang bodoh mana pun bisa menulis sebuah rencana. Pelaksanaanyalah yang
membuat Anda kewalahan.”
Setelah rencana yang tepat disiapkan,
laksanakanlah rencana tersebut dengan:
·
Terampil
·
Teliti
·
Cepat
·
Tanpa
usaha yang tak perlu
·
Tanpa
penundaan yang tak perlu
Laksanakanlah rencana dengan tanpa
memisahkannya dari pelaksanaan. Dengan kata lain, para perencana itu harus
mengomandani pelaksanaan dan para komandan itu harus turut serta merencanakan.
4. Pengukuran
Perkerjaan yang telah Anda laksanakan
haruslah diukur:
·
Berdasarkan
potensi Anda
·
Berdasarkan
progress report Anda yang telah lalu
·
Berdasarkan
progress report orang lain yang telah lalu
·
Berdasarkan
kuantitas
·
Berdasarkan
kualitas
Buatlah rekam jejak perjalanan
pelaksanaan perkerjaan Anda. Nantinya akan berguna untuk melaksanakan
pekerjaan-perkerjaan lainnya sebagai referensi.
5. Kontraprestasi
Apabila pekerjaan Anda telah selesai
dengan efektif, Anda selayaknya mendapat balas jasa berupa:
·
Syarat
kerja yang baik
·
Kesehatan
yang baik
·
Kebahagiaan
·
Pengembangan
diri
·
Uang
Menerapkan
Pedoman , Prosedur, dan Aturan kerja
1. Pedoman kerja yang efisien
• Bekerja
berdasarkan/sesuai rencana
• Menyusun rangkaian pekerjaan menurut urutan yang tepat
• Biasakanlah memulai & menyelesaikan pekerjaan dengan segera
•
Bila mungkin kerjakan pekerjaan beberapa sekaligus
• Menyusun sistem kerja yang otomatis.
• Menyimpan benda/alat-alat yang mudah diambil
• Biasakan mengambil
keputusan segera
• Buat catatan untuk membantu ingatan
• Biasakan melimpahkan tugas dan wewenang kepada bawahan.
Syarat-syarat
Personal
a.
Prasyarat pengetahuan
Syarat
pengetahuan mencakup pengetahuan yang mendasari sesuatu profesi tertentu.
Syarat pengetahuan pada saat ini masih diukur dengan tingkat pendidikan
seseorang dengan menunjukkan apa yang disebut STTB atau ijazah.
b.
Prasyarat Ketrampilan
Syarat
Ketrampilan berarti tuntutan untuk dapat melakukan sesuatu dengan cermat dan
berhasil.
c.
Prasyaratan Kepribadian
Ciri-ciri
itu dapat dikenali dari hal-hal berikut :
1. Sikap
badan ketika duduk, berjalan, dan berbicara
2. Sifat
bersih dan rapi
3. Sikap luwes
dan berbusana serasi
4. Sifat
yang bertalian dengan kesehatan diri
5. Sifat
yang berkaitan dengan kemampuan dan ketrampilan kerja.
6. Sifat
kerohanian
Pengertian SOP
1.
Suatu standar/pedoman tertulis yang
dipergunakan untuk mendorong dan menggerakkan suatu kelompok untuk
mencapai tujuan organisasi.
2.
SOP merupakan tatacara atau tahapan
yang dibakukan dan yang harus dilalui untuk menyelesaikan suatu proses kerja
tertentu.
Tujuan SOP
1.
Agar petugas/pegawai menjaga
konsistensi dan tingkat kinerja petugas/pegawai atau tim dalam organisasi atau
unit kerja.
2.
Agar mengetahui dengan jelas peran dan
fungsi tiap-tiap posisi dalam organisasi
3.
Memperjelas alur tugas, wewenang dan
tanggung jawab dari petugas/pegawai terkait.
4.
Melindungi organisasi/unit kerja dan
petugas/pegawai dari malpraktek atau kesalahan administrasi lainnya.
5.
Untuk menghindari kegagalan/kesalahan,
keraguan, duplikasi dan inefisiensi
Fungsi :
1.
Memperlancar tugas petugas/pegawai atau
tim/unit kerja.
2.
Sebagai dasar hukum bila terjadi penyimpangan.
3.
Mengetahui dengan jelas
hambatan-hambatannya dan mudah dilacak.
4.
Mengarahkan petugas/pegawai untuk
sama-sama disiplin dalam bekerja.
5.
Sebagai pedoman dalam melaksanakan
pekerjaan rutin.
Kapan SOP diperlukan
1.
SOP harus sudah ada sebelum suatu pekerjaan dilakukan
2.
SOP digunakan untuk menilai apakah pekerjaan tersebut sudah dilakukan dengan
baik atau tidak
3.
Uji SOP sebelum dijalankan, lakukan revisi jika ada perubahan langkah kerja
yang dapat mempengaruhi lingkungan kerja.
Keuntungan adanya SOP
1.
SOP yang baik akan menjadi pedoman bagi
pelaksana, menjadi alat komunikasi dan pengawasan dan menjadikan pekerjaan
diselesaikan secara konsisten
2.
Para pegawai akan lebih memiliki
percaya diri dalam bekerja dan tahu apa yang harus dicapai dalam setiap
pekerjaan
3.
SOP juga bisa dipergunakan sebagai
salah satu alat trainning dan bisa digunakan untuk mengukur kinerja pegawai.
Dalam menjalankan operasional
perusahaan , peran pegawai memiliki kedudukan dan fungsi yang sangat
signifikan. Oleh karena itu diperlukan standar-standar operasi prosedur sebagai
acuan kerja secara sungguh-sungguh untuk menjadi sumber daya manusia yang
profesional, handal sehingga dapat mewujudkan visi dan misi perusahaan
Mengelola
Informasi
1.
Pengertian Informasi
· Menurut Gordon B. Davis dalam bukunya Management
Information System : conceptual fundations, structures, and development
menyebut informasi sebagai data yang telah diolah menjadi bentuk yang berguna
bagi penerimanya dan nyata, berupa nilai yang dapat dipahami di dalam keputusan
sekarang maupun masa depan.
· Menurut Barry E Cushing dalam buku Accounting
Information System and Bussines Organization dikatakan bahwa informasi
merupakan sesuatu yang menunjukkan hasil pengolahan datayang diorganisasi dan
berguna kepada orang yang menerima.
· Practise mengungkapnan informasi sebagai kenyataan
atau bentuk-bentuk yang berguna yang dapat digunakan untuk pengambilan
keputusan.
· Menurut Robert N Anthony dan John dearden
menyebutkan informasi sebagai suatu kenyataan, data, item yang menambah
pengetahuan bagi penggunannya.
Dari keempat
pengertian tersebut di atas dapat disimpulkan bahwa informasi merupakan hasil
pengolahan data menjadi bentuk yang lebih berguna bagi yang menerimanya yang
menggambarkan suatu kejadian-kejadian nyata dan dapat digunakan sebagai alat
bantu untuk pengambilan suatu keputusan.
2. Syarat – Syarat informasi
Adapun syarat-syarat tentang
informasiyang baik adalah mempunyai syarat :
1. Ketersediaan
(availability), informasi tersebut harus dapat diperoleh bagiorang yang hendak
memanfaatkannya
2. Mudah
dipakai (comprehensibility), informasi tersebut harus dapat dipakaioleh pembuat
keputusan
3. Relevan,
dalam konteks organisasi informasi yang diperlukan adalah yangrelevan dengan
permaslahan, misi dan tujuan organisasi
4. Bermanfaat,
konsekuensi dari syarat relevan adalah bahwa informasi tersebutharus bermanfaat
5. Tepat
waktu, informasi harus ada pada situasi yang diperlukan atau tepatwaktu
6. Keandalan
(reliability), informasi harus didapat dari sumber yang dapatdiandalkan
kebenarannya
7. Akurat,
syarat ini mengharuskan bahwa informasi bersih dari kesalahan dankekeliruan
8. Konsisten,
informasi tidak boleh mengandung kontradiksi di dalampenyajiannya karena
konsisten merupakan syarat penting bagi dasarpengambilan keputusan
Pemimpin merupakan seorang manajer yang
membawahi sebuah lembagapendidikan atau organisasi. Seorang pakar Edwin
Ghiselli mengemukakantentang sifat-sifat tertentu untuk kepemimpinan efektif,
sebagai berikut:
1. Kemampuan
dalam kedudukannya sebagai pengawas atau pelaksana fungsifungsidasar manajemen,
terutama pengarahan dan pengawasan pekerjaanorang lain
2. Kebutuhan
akan prestasi dalam pekerjaan mencakup pencarian tanggungjawab dan keinginan
sukses
3. Kecerdasan,
mencakup kebijakan, pemikiran kreatif dan daya pikir
4. Ketegasan
(decisiveness), atau kemampuan untuk membuat keputusankeputusandan memecahkan
masalah-masalah dengan cakap dan tepat
5. Kepercayaan
diri, atau pandangan terhadap dirinya sebagai kemampuan untukmenghadapi masalah
6. Inisiatif,
atau kemampuan untuk bertindak tidak tergantung, mengembangkanserangkaian
kegiatan dan menemukan cara-cara baru atau inovasi.
Untuk mendapatkan kepemimpinan yang
efektif setidaknya seorangpemimpin harus dapat berusaha untuk memenuhi
sifat-sifat seperti yang tersebutdi atas. Oleh sebab itu, untuk mendukung hal
tersebut seorang pemimpin harusmendapatkan informasi yang valid dan
akurat.Seorang pemimpin harus mempunyai kemampuan dalam memimpin danuntuk
mempengaruhi seseorang sebagai salah satu cara pengawasan dalam
sebuahorganisasi atau lembaga pendiikan. Hal tersebut dapat didukung dengan
adanyaintelegensi yang tinggi mencakup kecerdasan, yang dimiliki seorang
pemimpin.Kepemimpinan sendiri merupakan suatu tugas yang besar karena dituntut
untukmembawahi orang-orang yang berbeda karakter dan pendapatnya.
Selainintelegensi, proses kepemimpinan harus ada ketegasan dan seorang
pemimpinuntuk proses pengambilan sebuah keputusan. Ketegasan tersebut akan ada,
jikakepercayaan dari yang dimiliki serang pemimpin saangat tinggi karena
denganadanya kepercayaan tersebut seorang pemimpin akan rasional dan
bijaksanadalam menjalankan kepemimpinan sebagai suatu proses dalam suatu
lembaga.
3.
Peranan Informasi dalam Kualitas Produk dan Jasa
Kualitas didefinisikan dalam banyak
cara. Menurut James Martin, konsultan computer terkenal, mendeskripkan kualitas
perangkat lunak sebagai tepat waktu, sesuai anggaran dan memenuhi kebutuhan
pemakai. Definisi kualitas yang paling sederhana adalah “kesesuaian dengan
spesifikasi pelanggan”, bukan jumlah kriteria yang ditetapkan perusahaan.
a. Dimensi Kualitas produk
1) Kinerja
2) Features
3) Keandalan
4) Kesesuaian
5) Daya Tahan
6) Kemudahan
perbaikan
7) Keindahan
8) Persepsi
terhadap kualitas
b. Dimensi
Kualitas Jasa
1) Berwujud
2) Keandalan
3) Responsif
4) Kepastian
5) Empaty
