Seorang
Supervisor seharusnya memahami peran, posisi dan tanggungjawabnya. Ia mempunyai
posisi operasional yang unik. Sebagai ujung tombak yang memimpin pelaksanaan
pekerjaan, disamping harus menjalankan kepemimpinan dan manajemen secara
profesional.
Peran utama supervisor ialah :
1. Menjalankan perintah/ kebijakan atasan.
2. Memberi informasi keatasan Tanggung jawab utama ialah mencapai
target QCDSME (Quality, Cost, Delivery, Safety, Morale,
Environtment), yaitu Q-Kualitas, C-Biaya, D-Waktu, S-Keselamatan kerja,
M-Semangat motivasi tim, dan E-Lingkungan.
Profesional
berarti punya KSA, K = Knowledge atau pengetahuan yang mendukung pekerjaan S =
Skill atau keterampilan teknis yang mewujudkan sasaran A = Attributes atau
sikap perilaku mental positif
.jpg)
Supervisor
sebagai fungsi manajemen meliputi: Perencanaan (Planning), Pengorganisasian (Organizing),
Penggerakan Pelaksanaan (Actuating)
dan Pengawasan/Pengendalian (Controlling).
P-O-A-C
1. Perencanaan
Perencanaan
seyogyanya melibatkan seluruh bawahan, duduk bersama guna merumuskan
permasalahan yang dihadapi, menetapkan tujuan dan sasaran (komitmen) dan
rencana pelaksanaan termasuk didalamnya adalah perencanaan penganggaran
(konsensus). Konsensus yang telah ditetapkan harus dipublikasikan secara
terbuka.
Dalam perencanaan ada beberapa faktor yang harus
dipertimbangkan. Harus berpikiran SMART, yaitu Specific artinya
perencanaan harus jelas maksud maupun ruang lingkupnya. Tidak terlalu melebar
dan terlalu idealis. Measurable, artinya program kerja atau rencana
harus dapat diukur tingkat keberhasilannya. Achievable artinya dapat dicapai. Jadi bukan
anggan-angan semu. Realistic, artinya sesuai dengan kemampuan dan
sumber daya yang ada. Tidak terlalu mudah dan tidak terlalu sulit. Tapi tetap
ada tantangan. Time, artinya ada batas waktu yang jelas.
Mingguan, bulanan, triwulan, semesteran atau tahunan. Sehingga mudah dinilai
dan dievaluasi.
2. Pengorganisasian
Peran
kepemimpinan (leadership) seorang
supervisor sangat penting dalam rangka menjalankan perencanaan jangka pendek,
kalo manager atau diatasnya lebih ke jangka panjang. Dalam fungsi Pengorganisasian, pemimpin
(supervisor) menentukan siapa melakukan apa (who does what) sesuai dengan
tujuan yang telah dirumuskan.
Agar tujuan tercapai maka dibutuhkan pengorganisasian. Dalam
perusahaan biasanya diwujudkan dalam bentuk bagan organisasi. Yang kemudian
dipecah menjadi berbagai jabatan. Pada setiap jabatan biasanya memiliki tugas,
tanggung jawab, wewenang dan uraian jabatan (Job Description). Semakin tinggi suatu
jabatan biasanya semakin tinggi tugas, tanggung jawab dan wewenangnya. Biasanya
juga semakin besar penghasilannya. Dengan pembagian tugas tersebut maka
pekerjaan menjadi ringan. Berat sama dipikul, ringan sama dijinjing. Disinilah
salah satu prinsip dari manajemen. Yaitu membagi-bagi tugas sesuai dengan
keahliannya masing-masing.
3. Penggerakan Pelaksanaan
Melakukan
koordinasi dan pengarahan terhadap seluruh bagian atau sektor yang terlibat
dalam pencapaian target QCDSME. Perencanaan dan pengorganisasian yang baik
kurang berarti bila tidak diikuti dengan pelaksanaan kerja. Untuk itu maka
dibutuhkan kerja keras, kerja cerdas dan kerjasama. Semua sumber daya manusia
yang ada harus dioptimalkan untuk mencapai visi, misi dan program kerja
organisasi. Pelaksanaan kerja harus sejalan dengan rencana kerja yang telah
disusun. Kecuali memang ada hal-hal khusus sehingga perlu dilakukan penyesuian.
Setiap SDM harus bekerja sesuai dengan tugas, fungsi dan peran, keahlian dan
kompetensi masing-masing SDM untuk mencapai visi, misi dan program kerja
organisasi yang telah ditetapkan.
4. Pengawasan/Pengendalian
merupakan
proses untuk mengamati secara terus menerus (bekesinambungan) pelaksanaan
rencana kerja yang sudah disusun dan mengadakan koreksi (perbaikan) terhadap penyimpangan
yang terjadi. Untuk menjalankan fungsi ini diperlukan adanya standar kinerja
yang jelas. Pengawasan dan pengendalian juga merupakan alat ukur apakah
implementasi sesuai dengan rencana yang merupakan konsesus bersama yang telah
ditetapkan sebelumnya.
Agar
pekerjaan berjalan sesuai dengan visi, misi, aturan dan program kerja maka
dibutuhkan pengontrolan. Baik dalam bentuk supervisi, pengawasan, inspeksi
hingga audit. Kata-kata tersebut memang memiliki makna yang berbeda, tapi yang
terpenting adalah bagaimana sejak dini dapat diketahui
penyimpangan-penyimpangan yang terjadi. Baik dalam tahap perencanaan,
pelaksanaan maupun pengorganisasian. Sehingga dengan hal tersebut dapat segera
dilakukan koreksi, antisipasi dan penyesuaian-penyesuaian sesuai dengan
situasi, kondisi dan perkembangan terbaru.
Kompetensi
seorang Supervisor. Ia haruslah seorang pribadi yang :
1.
Memahami masalah teknis
2.
Mengetahui dan menerapkan fungsi manajemen (POAC)
3.
Memberi contoh yang baik (Role model)
4.
Terbuka/mau menerima masukan/pendapat/kritik bahkan
reminder/teguran dari bawahan
5.
Dapat mendengarkan dengan baik
6.
Terorganisir
7.
Dapat dipercaya
8.
Dapat memimpin
9.
Tegas/ Assertife
10.
Bisa memutuskan dengan baik
11.
Bisa memberikan keputusan
Apakah semua yang
disebutkan diatas sudah cukup? Belum.
Saya
pikir ada 3 sifat utama lagi yang harus dimiliki seorang Supervisor.
Yang pertama, harus mampu memotivasi. Tidak dalam bentuk ceramah atau
nasihat-nasihat belaka. Motivasi yang diperlukan adalah yang berbentuk nyata
alias konkret. Ia seyogyanya mampu membuat program sederhana yang memotivasi
atau sekedar memimpin diskusi dengan hangat; atau bersedia menjadi ‘rekan
curhat’ permasalahan yang dialami bawahannya. Saya teringat bukunya Patrick
Lencioni yang berjudul The
Three Signs of a Miserable Job. Disana ada kisah tentang
seorang pria bernama Brian Bailey yang membuat beberapa program sederhana namun
berefek dahsyat bagi seluruh anak buahnya. Ia memimpin sebuah tim kecil dalam
sebuah restoran hingga terbentuk iklim kerja yang luar biasa. Anda perlu membaca
buku tersebut.
Sifat yang kedua adalah empati yang benar. Sebagai
contoh bila ia mengetahui ada anak buahnya yang rajin tiba-tiba mlungker tidak memiliki semangat kerja maka ia
akan memanggilnya kedalam ruangan dan menanyakan kenapa, bukan malah menegur
atau memarahinya. Empati yang benar berarti memberikan jawaban atau kata-kata
yang tepat untuk membangkitkan kembali gairah kerja. Jangan sampai ada anak
buah yang mengeluh karena istrinya kabur dibawa lari seorang jutawan tampan, eh
Anda malah mengatakan dengan santai : “Well,
ambil sisi baiknya, saya yakin saat ini istrimu lebih bahagia. Sekarang saya
mohon kembalilah bekerja dengan semangat”.
Terakhir, sifat ketiga yang harus dimiliki Supervisor masa kini adalah
menginginkan segala sesuatunya berjalan lebih
baik.
Kata ‘lebih baik’ sengaja saya garis bawahi sebab disitulah poin utama dari
sifat ini. Supervisor ‘jadul’ mayoritas beranggapan kalau dirinya sudah menjadi
pengawas yang baik bila segala hal yang menjadi tanggungjawabnya berjalan
lancar. Apapun hal itu : proses produksi, jadwal penyaluran, sistem keamanan,
alur kerja operasional, dsb yang berjalan lancar dan baik biasanya menjadi
standar untuk dipenuhi.
Memang benar kalau
memastikan segalanya berjalan lancar dan baik adalah tugas dan kewajiban Anda,
tapi di masa sekarang itu saja tidaklah cukup. Anda harus memiliki mindset
‘lebih’ dalam bekerja. Tekad dan performance yang Anda tampilkan haruslah
bagaimana segala sesuatunya berjalan lebih baik, lebih lancar, lebih aman,
lebih efektif, lebih efisien, lebih cepat, lebih teratur, lebih mudah, dan
‘lebih-lebih’ lainnya. Untuk membuat sesuatu memiliki nilai lebih tidaklah
harus memerlukan biaya yang besar. Terkadang bahkan tidak memerlukan biaya.
Barangkali hanya dengan mengubah kebiasaan atau pola kerja yang sudah ada.
Sederhana? Ya. Mudah? Belum tentu. Berpikir untuk mengupayakan sebuah keadaan
berubah menjadi lebih baik memang tidak mudah, tetapi segala kemudahan yang
tersedia tidak akan membuat kondisi menjadi lebih baik kalau kita tidak pernah
memulai untuk memikirkannya
